Mange næringsseksjoner betaler for mye i felleskostnader
Det kan være av stor økonomisk betydning for næringsseksjoner i kombinerte sameier å identifisere hvilke kostnader som er særkostnader for boligene. I mange saker har vi sett at næringsseksjonene betaler mer enn 100 000 kroner for mye i felleskostnader årlig, som følge av at boligenes særkostnader ikke er identifisert og håndtert riktig. I noen tilfeller er beløpene mye høyere, med tilsvarende høyere årlig tap eller større negative utslag i eiendomsverdien ved et salg.
Kostnadsfordelingen i kombinerte sameier
Mange eiendomsaktører har næringsseksjoner i kombinerte sameier som del av porteføljen. Typisk eier man da én eller flere næringsseksjoner på bakkeplan, mens det er boliger eid av private eller et borettslag i etasjene over. Inngangspartier og oppganger, i tillegg til loft, kjeller og utearealer, er normalt seksjonert som fellesareal i slike sameier. Ofte vil bygget også ha tekniske installasjoner som er felles for nærings- og boligseksjonene, som det sentrale VA- og EL-anlegget.
Utgangspunktet etter eierseksjonsloven er at kostnader knyttet til fellesarealene og felles byggtekniske installasjoner er felleskostnader som skal fordeles på alle seksjonene etter sameierbrøken. Unntak fra dette kan følge av sameiets vedtekter, og eierseksjonsloven har en unntaksregel som åpner for at felleskostnader kan fordeles etter nytte eller forbruk. Unntaksregelen er imidlertid snever, slik at det generelt skal ganske mye til for at en kostnad kan fordeles på kun noen av seksjonene dersom den først er en felleskostnad.
Som følge av dette er det viktig for eiendomsaktører å kjenne til at en rekke kostnader i et sameie ikke er felleskostnader, selv om de knytter seg til fellesarealene. For disse kostnadene, de såkalte «særkostnadene», er regelen det motsatte: Særkostnadene skal dekkes fullt ut av seksjonene de knytter seg til. Man er med andre ord ikke avhengig av den snevre unntaksregelen om fordeling av felleskostnader etter nytte eller forbruk for å fordelene særkostnadene dit de hører hjemme.
For mange næringsseksjoner i kombinerte sameier ligger det i dette et potensial for en betydelig reduksjon av felleskostnadene.
Skillet mellom felleskostnader og særkostnader – noen praktiske eksempler
Felleskostnader er negativt avgrenset i eierseksjonsloven som «kostnader ved eiendommen som ikke knytter seg til den enkelte bruksenhet». Det følger motsetningsvis av dette at kostnader som kan føres tilbake til enkelte bruksenheter/seksjoner ikke er felleskostnader. Dette vil typisk gjelde kostnader til indre vedlikehold av seksjonene, men det kan blant annet også gjelde innkjøpte tjenester som kun kommer enkelte seksjoner til gode.
Eksempelvis ser vi ganske ofte at renovasjonskostnadene behandles som felleskostnader i kombinerte sameier, selv om nærings- og boligseksjonene har separat avfallshåndtering. Næringsseksjonene (eller leietakerne) har gjerne en avtale med et privat renovasjonsselskap, mens boligenes avfall håndteres av kommunen og faktureres over de kommunale avgiftene. Renovasjonskostnadene skal da i utgangspunktet håndteres som særkostnader, og dekkes av seksjonene de gjelder. Til skrekk og advarsel har vi i flere saker sett at næringsseksjonene har dekket egne renovasjonskostnader fullt ut, og i tillegg betalt en andel av boligenes renovasjonskostnader over felleskostnadene (innbakt i de kommunale avgiftene). Dette er en klart uriktig fordeling, som medfører at deler av boligenes særkostnader overføres til næringsseksjonene.
Det er også vanlig at næring- og boligseksjonene har noen separate byggtekniske installasjoner, for eksempel for ventilasjon. Slike anlegg vil ikke være felles installasjoner som omfattes av sameiets vedlikeholdsplikt. I stedet blir vedlikeholdet de aktuelle seksjonenes ansvar, og kostnaden skal håndteres som særkostnader.
En annen praktisk viktig kategori av særkostnader gjelder tiltak på fellesarealene som kun kommer enkelte seksjoner til gode. I lovforarbeidene til eierseksjonsloven er det klart forutsatt at slike kostnader kan være særkostnader:
«Kostnader til fellestiltak som årsmøtet har vedtatt, for eksempel et trimrom, vil ofte være en felleskostnad, men det må vurderes konkret om utgifter forbundet med slike tiltak er felleskostnader. Dersom fellestiltaket bare kommer enkelte seksjonseiere til gode, vil utgiften til tiltaket være en særkostnad – selv om årsmøtet har vedtatt tiltaket» (Prop.39 L (2016-2017) s. 171).
I kombinerte sameier kan kostnader knyttet til f.eks. boder, sykkelverksted, vaskeri, treningsrom eller lekeplass i bakgården, dersom disse i praksis kun kommer boligene til gode, være særkostnader for boligene, som næringsseksjonene ikke skal dekke noen del av.
I tillegg til bevissthet rundt hva som ikke er felleskostnader, er det viktig med bevissthet rundt hva som er felleskostnader. Hvis det f.eks. er nødvendig å bytte ut vinduene i næringsseksjonen på grunn av dårlig teknisk stand, eller det er nødvendig med vedlikehold av bærende konstruksjoner tilknyttet næringsseksjonen, er eierseksjonslovens klare utgangspunkt at kostnaden er en felleskostnad som også boligene skal dekke etter sameierbrøk. Unntak fra dette har vi i utgangspunktet bare dersom noe annet fremgår klart av vedtektene. For at næringsseksjonene ikke skal risikere å miste retten til å kreve at boligene dekker sin andel av kostnadene, bør slike vedlikeholdsarbeider behandles i tråd med eierseksjonslovens prosessuelle regler for vedlikehold av fellesarealer.
Håndtering
Som eier av næringsseksjoner i kombinerte sameier bør man kartlegge og ha et bevisst forhold til hvilke kostnadsposter som er felleskostnader og hvilke som er særkostnader.
Dette må nødvendigvis være en konkret vurdering i det enkelte sameiet, der det også må undersøkes om vedtektene har bestemmelser som avviker fra eierseksjonslovens normalregler. I mange sameier er det næringsseksjonene som avkreves for høye felleskostnader, slik at kartleggingen ofte er viktigst for – og må initieres av – næringsseksjonene.
Den største besparelsen ligger som regel i å sørge for at fordelingen av kostnadene blir riktig fremover i tid. Dersom man har betalt for mye, vil det imidlertid ofte også være grunnlag for et tilbakebetalingskrav. Det er da viktig å være klar over at tilbakebetalingskravet avgrenses av foreldelseslovens regler, der tilbakebetalingskravet i utgangspunktet foreldes tre år etter at innbetalingen ble foretatt.
Selv om det normalt ikke er nødvendig å endre vedtektene for å få en riktig fordeling av felleskostnader og særkostnader, kan det være både pedagogisk og konfliktdempende å innta klargjørende bestemmelser om kostnadsfordelingen i vedtektene. Klargjørende vedtektsendringer vil derfor ofte bli en naturlig del av en opprydding i kostnadsfordelingen i kombinerte sameier.
