Hva kan vi lære av siste ERP-dom?

For de som ikke jobber med ERP, så står det for Enterprise Resource Planning. En ERP-løsning er gjerne en programvare som hjelper bedrifter med å integrere og administrere viktige forretningsprosesser og ressursplanlegging. Ved å samle data fra ulike avdelinger som økonomi, HR, produksjon og salg, kan ERP-systemer forbedre effektiviteten, redusere kostnader og gi bedre grunnlag for beslutninger. For eksempel kan en produksjonsbedrift bruke ERP til å optimalisere produksjonsplanlegging og lagerstyring, mens en detaljhandel kan administrere lagerbeholdning og kundedata mer effektivt.

Overordnet om sakens faktum

Bakgrunnen for saken var at Cyviz AS, selv et norsk teknologiselskap med videooverføringstjenester, inngikk en avtale med Accigo AS om å implementere et ERP-system basert på standard ERP-løsning fra Microsoft Dynamics 365. Avtalen var basert på standardmalen til IKT-Norge og omhandlet «disposisjonsrett til programmer i samsvar med» Cyviz’ kravspesifikasjon, DXCs løsningsanalyse, sammenholdt med Accigos «Project approach including cost estimastes. Den kommersielle modellen var basert på avlønning etter medgått tid, og hvor Accigo ga et estimat på ca. 3.5 MNOK som ble til over 10 MNOK.

Prosjektet, som startet i 2019, ble først forsinket på grunn av Covid-19-pandemien i 2020. I november 2020 oppfattet leverandøren av Cyviz valgte å avvikle styringsgruppen og at Cyviz’ prosjektleder fikk fullt mandat på vegne av Cyviz. Det ble avtalt pause for Accigo prosjektledelse. Driftsstart skjedde først i januar 2022, etter flere nye forsinkelser og endringer i kravspesifikasjonen.

Cyviz betalte Accigos fakturaer ut oktober 2021, men Accigo fortsatte å jobbe med prosjektet, blant annet med optimalisering, justeringer og feilrettinger. Feilrettingene var basert på at Cyviz oversendte restanseliste frem mot sommeren 2022. Men fordi Cyviz hadde sluttet å betale, så avsluttet Accigo sitt arbeid på førsommeren 2022. I tillegg kan nevnes at Cyviz allerede i januar 2022 engasjerte TietoEvry for å få på plass en migrerende løsning fordi de mente at ERP-systemet ikke kunne brukes til kvartalsrapportering. I november 2022 sendte utestående fakturaer til inkasso mens Cyviz avviste kravet i 2024 og endret etter hvert sin påstand til krav om erstatning, prisavslag og tilbakebetaling.

Partenes påstander i saken

Cyviz hevdet at Accigo hadde misligholdt avtalen ved å levere et forsinket og mangelfullt ERP-system, samt ved å ikke ivareta sitt prosjektlederansvar. I tillegg krevde de erstatning for kostnader til eksterne leverandører som Tietoevry, samt at de ikke skulle være forpliktet til å betale utestående fakturaer fra Accigo.

Accigo på sin side hevdet at de hadde levert i henhold til avtalen ettersom det ikke var noen form for resultatforpliktelse, samt at forsinkelsene og kostnadsoverskridelsene skyldtes forhold på Cyviz’ side, som manglende spesifikasjoner og manglende medvirkning. De mente også at hvis det hadde vært mangler, så fikk de ikke muligheten for utbedring som forutsatt i avtalen og etter alminnelig kontraktsrett. De krevde derfor betaling for utestående fakturaer.

Rettens vurdering

Retten slår først fast at selv om en kontrakt har endringsbestemmelser som ikke er fulgt, så vil partenes konkludente adferd uten protester og samhandling i strid med kontrakten kunne ha betydning. Dette leder retten til konklusjonen at Cyviz hadde overlatt ansvaret for beslutninger til prosjektleder med et såkalt «fullt mandat».

Retten kommer deretter til at Cyviz ikke hadde reklamert i tide, men fordi Accigo hadde gått inn i realitetsdiskusjoner om mislighold, så var Cyviz ikke på dette grunnlag var avskåret fra å fremme misligholdsbeføyelser.

Videre ble det konkludert med at det ikke forelå mislighold i form av forsinkelse, da partene hadde en felles forståelse om utsettelse av leveransen. Retten viser blant annet til at «det ingen tidsnære tegn på at Cyviz har ansett Accigos leveranse som forsinket», og pekte på manglende bruk av dagmulkt. Når det gjaldt mangler, ble dette også avvist ettersom partenes omforente prosjektoppsummering viste til at 12 av 15 punkter som grønne og ingen røde. Dermed konkluderer retten at ERP-systemet ikke var ubrukelig som Cyviz hevdet, samt at Accigo ikke hadde fått utbedringsrett og dermed var Cyviz på dette grunnlag avskåret fra å fremme misligholdsbeføyelser for leveransen.

For påstanden om manglende prosjektlederansvar slår retten først fast at store overskridelser på estimat taler for at Accigo ikke hadde tilstrekkelig kontroll på kostnadene. Likevel peker retten på at styringsgrupperapporter trekker i retning av forhold på Cyviz sin side som avgjørende, slik som «manglende/vinglete spesifikasjon, manglende overholdelse av frister, manglende utførelse av oppgaver bare Cyviz kunne gjøre (f.eks. dataoverføring), omfattende utskiftning av prosjektdeltakere, manglende samarbeid internt, samt mangelfull forankring/oppslutning i organisasjonen». Dette sammenholdt med at Accigo fikk en mindre pådriverrolle etter covid-perioden, samtidig som Cyviz tok mer ansvar og kontroll, førte til at retten avviste Cyviz sine påstander. Accigo hadde følgelig ikke handlet i strid med rasjonell og forsvarlig prosjektledelse, og at kostnadsoverskridelsene i stor grad skyldtes forhold på Cyviz’ side. Retten ga deretter Accigo medhold i krav om betaling av utestående fakturaer, blant annet fordi dette ble regelmessig rapport til Cyviz uten protester eller forbehold.

Refleksjoner

1. Denne dommen føyer seg inn i rekken av komplekse IT-utviklingsprosjekter hvor kunder klager på leverandøren og hevder forsinkelser eller mangler. Det er flere utfordringer knyttet til slike saker. For det første er ERP-prosjekter ofte teknisk komplekse og krever omfattende tilpasninger, noe som kan føre til misforståelser og uenigheter om hva som faktisk er avtalt. I tillegg er det ofte grunnleggende kontraktsrettslige prinsipper som ikke blir overholdt, som for eksempel bruk av endringsregimet. Formaliteter og reklamasjonsfrister. Dette er gjerne fordi slike prosjekter krever god og integrert samhandling mellom partene og ikke et klart adskilt «leverandør/kunde-forhold» fra et operasjonelt ståsted. Det er sjelden enkelt plassere ansvaret på en part i slike relasjoner, og kanskje en av grunnene til at det synes vanskeligere for kunder å få medhold i slike saker, i alle fall med tanke på at også Felleskjøpet (mot Infor) og Statens vegvesen (i Grindgut), som kunder, tapte sine rettssaker.

1. ERP-saker som denne (og som Infor- og Grindgut- dommene) viser at det er et behov for bedre forståelse og håndtering av IT-kontrakter. Dette kan bidra til å redusere antall konflikter som ender i retten, og sikre mer vellykkede IT-prosjekter. I denne saken ble det blant annet benyttet en eldre IKT-Norge standardkontrakt, dårlig tilpasset den samarbeidsformen som partene tok sikte på og/eller som de praktiserte. Dette viser behovet å ha en tilpasset kontrakt og bruke riktig ressurser og tid på kontraktsinngåelsen. Maler er og blir maler – som må tilpasses.

1. En annen lærdom er at parter i denne type prosjekt også har en tendens til å ikke følge avtalens endringsregime. Retten peker på at det i utgangspunktet skal være svært faste holdepunkter for å etablere andre plikter enn de som fremgår av kontrakten. Det innebærer ikke automatisk at denne type avvik ikke er gyldig forutsatt at partenes forståelse og praktisering av kontrakten en entydig. I mangel av å følge kontraktens regime viser her retten til blant annet partenes eposter, felles rapporter og styringsgruppedokumenter som avgjørende, sammen med konkludent adferd og mangel på protester. Sørg derfor for å dokumentere forhold du mener er relevant, slik som manglende medvirkning hos kunden i styringsgruppepresentasjoner, eller protester skriftlig når du ikke er enig.

1. Så er det en viktig læresetning i dommen ved å følge alminnelig kontraktsrett. Mener du at det foreligger mangler, så må disse reklameres uten opphold for å ikke oversitte slike frister. Igjen er dokumentasjon viktig for å kunne vise til dette i ettertid. Og hvis du mener at motparten ikke har reklamert i tide, så skal du ikke inngi deg på realitetsdiskusjoner om det foreligger et mislighold. Da taper du fort påstanden om at det er reklamert for sent. Et annet poeng denne dommen også viser er at hvis du som kunde mener leverandøren har mislighold, så vil leverandøren vanligvis ha rett til å utbedre. Ved å frata leverandøren denne retten, så risikerer du å miste retten til å komme med påstanden om mislighold. Avtaler er til for å holdes.

1. Til slutt, og kanskje ligger det i kjernen av denne saken, partene bør være ytterst oppmerksomme på hva som er partenes ansvar etter en kontrakt. Her må det virke tydelig at leverandøren ikke hadde et resultatansvar, men et pådriveransvar som en profesjonell konsulent/prosjektleder. Da er det i utgangspunktet plikter som rapportering til kunden og styring som er sentralt, slik at kunden da kan ta gode valg og beslutninger. Når kunden i dette tilfelle velger å ta et enda større ansvar for prosjektledelsen blir leverandøren stående igjen med et «time&material»-oppdrag. Vært tydelig på partenes plikter og ansvar. Ved estimater, vær oppmerksom på at estimatet er gjenstand for endringer basert på kundens styring.